Busca una plantilla de registro horario y la primera página es un muro de botones de descarga. Las fórmulas están dentro de un archivo que no puedes leer hasta que lo descargas, y nadie dice qué hace con un turno que termina pasada la medianoche.

Una versión común es hora de fin menos hora de inicio, por 24. En un turno de 22:00 a 06:00 eso devuelve −16 horas. Añade una columna de descansos que reste cada pausa para el café y la hoja estará pagando de menos en silencio a quien la rellena.

Así que esta plantilla gratuita de registro horario no es un archivo. Es la estructura y todas las fórmulas, qué hace cada pieza y cómo encaja con las normas federales de EE. UU. (la Fair Labor Standards Act) que un registro horario debe cumplir. Fuera de EE. UU., la sección de horas extraordinarias dice qué cambia.

Respuesta corta: una plantilla semanal de registro horario necesita una fila por día y cinco columnas que hagan el trabajo: fecha, inicio, fin, descanso para comer no remunerado en minutos y horas. Pon =IF(COUNT(C2:D2)<2,"",(ROUND(MOD(D2-C2,1)*1440,0)-E2)/60) en la columna de horas y se encarga de los turnos que pasan la medianoche, resta el descanso y devuelve horas decimales. Suma la semana con SUM, reparte lo que pase de 40 en horas extraordinarias con MIN y MAX según la norma estadounidense (FLSA) y rellena cada fila el día que trabajas.

La estructura de la plantilla semanal de registro horario

Siete filas de días, un bloque de totales debajo y nada por encima de la fila 1, para que las fórmulas funcionen exactamente como están escritas. Estos números vienen de la semana de prueba con la que se comprobaron las fórmulas:

Fila A: Día B: Fecha C: Inicio D: Fin E: Descanso para comer no remunerado (min) F: Horas G: Notas
2 Lun 10/5 09:00 17:00 0 8.00
3 Mar 10/6 08:30 17:00 30 8.00
4 Mié 10/7 08:00 18:15 30 9.75
5 Jue 10/8 09:00 17:50 45 8.08
6 Vie 10/9 22:00 06:00 0 8.00 turno de noche
7 Sáb 10/10
8 Dom 10/11
9 Total 41.83
10 Ordinarias (máx. 40) 40.00
11 Extraordinarias 1.83
12 Tarifa por hora 20.00
13 Salario bruto 855.00

En I1:J2, a un lado, escribe tu nombre y el día y la hora en que empieza tu semana laboral. La segunda línea no es decoración: la lista federal de registros para empleados no exentos incluye «la hora del día y el día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado» (29 CFR 516.2).

Formatea C2:D8 como hora y F2:F13 como número con dos decimales. Escribe las horas como 22:00 o 10:00 PM.

Las fórmulas, celda a celda: cómo calcular las horas trabajadas en Excel y Google Sheets

Una fórmula hace el trabajo por día. Ponla en F2 y rellena hacia abajo hasta F8:

=IF(COUNT(C2:D2)<2,"",(ROUND(MOD(D2-C2,1)*1440,0)-E2)/60)

De dentro afuera:

  • D2-C2 es fin menos inicio. Una hoja de cálculo guarda la hora como una fracción del día (la referencia de TIME de Microsoft usa mediodía = 0.5), así que de 22:00 a 06:00 sale unos −0.667.
  • MOD(…,1) arregla la medianoche. El MOD de Excel devuelve un resultado con el mismo signo que el divisor (Microsoft, función MOD), así que −0.667 se convierte en 0.333 de día: 8 horas. Los turnos del mismo día pasan intactos.
  • *1440 dentro de ROUND(…,0) convierte a minutos enteros, el mismo ×1440 que usa Microsoft para los minutos entre dos horas. Este ROUND no es una política salarial, porque tus entradas ya son minutos enteros. Limpia el residuo de coma flotante del que advierte la documentación de MOD de Google con los valores no enteros, y ROUND es la solución que Google sugiere ahí.
  • -E2 resta el descanso para comer no remunerado.
  • /60 da horas decimales: 7 horas y 45 minutos son 7.75, no 7.45.
  • IF(COUNT(C2:D2)<2,"", …) mantiene la celda vacía hasta que estén las dos horas. COUNT solo cuenta valores numéricos, y las horas son números.

Y luego el bloque semanal:

F9   =SUM(F2:F8)              total hours
F10  =MIN(F9,40)              regular hours
F11  =MAX(F9-40,0)            overtime hours
F13  =F10*F12+F11*F12*1.5     gross pay; hourly rate goes in F12

Todas las funciones de aquí existen en Excel y en Google Sheets con los mismos argumentos, así que el mismo texto se pega en cualquiera de los dos; esa es toda la plantilla de registro horario para Google Sheets.

La semana de prueba se pasó por un motor de fórmulas de Excel (la biblioteca formulas de Python) y se comprobó contra aritmética simple de minutos. Todas las filas coincidieron: 8.00, 8.00, 9.75, 8.08 y 8.00, un total de 41.83 horas, 1.83 horas extraordinarias, $855.00 a $20 la hora. La fórmula de fin menos inicio de la guía de hojas de cálculo de Clockify, =(F3-C3)*24, devolvió −16 para el turno de noche del viernes, que es exactamente cómo una hoja casera de control horario en Excel se equivoca a la medianoche.

¿Por qué decimales en vez de h:mm? La paga es horas por una tarifa, y los totales en h:mm tienen una trampa: Excel muestra 12:45 más 15:30 como 4:15 salvo que el total tenga formato [h]:mm (Microsoft). Los decimales nunca dan la vuelta a las 24.

Qué descansos restar según las normas de EE. UU.

Solo los descansos para comer de verdad. Bajo la Fair Labor Standards Act, los descansos breves son tiempo remunerado; la columna E es para comidas en las que estuviste completamente fuera de servicio.

  • Los descansos breves cuentan como trabajo. Los períodos de descanso de 5 minutos a unos 20 «deben computarse como horas trabajadas» (29 CFR 785.18).
  • Las pausas para comer no, si son reales. Una pausa para comer auténtica suele ser de 30 minutos o más, con el empleado completamente relevado del servicio. El propio ejemplo del reglamento: un oficinista obligado a comer en su mesa está trabajando mientras come (29 CFR 785.19).
  • La ley federal no exige descansos para comer ni para el café (DOL, descansos y pausas para comer). La excepción: la FLSA sí exige pausas razonables para que las empleadas en período de lactancia se extraigan leche, durante un año tras el nacimiento del hijo, y ese tiempo solo es no remunerado si la empleada queda completamente relevada del servicio (DOL Fact Sheet #73). Si tu estado exige otros descansos, sus normas van por encima.

Así que la pausa de 15 minutos para el café se queda en las horas, y también una comida pasada en tu mesa contestando el teléfono.

Normas de horas extraordinarias de la FLSA: 40 horas, una semana laboral fija cada vez

Bajo la FLSA, las horas extraordinarias son todas las que pasen de 40 en una semana laboral, pagadas a no menos de una vez y media la tarifa ordinaria (29 CFR 778.101, 778.107). La plantilla es semanal porque la norma lo es.

La semana laboral es fija. Es un bloque recurrente de 168 horas que puede empezar cualquier día y a cualquier hora, y una vez fijado no se mueve (29 CFR 778.105).

Las semanas no se promedian. Trabaja 30 horas una semana y 50 la siguiente, y la segunda arrastra 10 horas extraordinarias aunque la media sea 40 (29 CFR 778.104). Una hoja quincenal que compara 80 horas contra 80 se equivoca.

La tarifa ordinaria no siempre es tu salario base. Incluye toda la remuneración por el empleo salvo exclusiones concretas, entre ellas los bonus discrecionales (DOL Fact Sheet #23, revisada en octubre de 2019). Con bonus no discrecionales o comisiones, F13 se queda corto. Trátalo como una comprobación aproximada, no como una nómina.

Fuera del marco federal, la fila 11 puede equivocarse en las dos direcciones:

  • California añade horas extraordinarias diarias: vez y media a partir de 8 horas en una jornada, el doble a partir de 12, más las reglas del séptimo día (Cal. Labor Code §510). Ahí la celda semanal se queda corta.
  • El Reino Unido limita las horas a 48 semanales de media, normalmente en 17 semanas, salvo que renuncies (GOV.UK), y los empleadores no tienen que pagar las horas extraordinarias en absoluto mientras la paga media se mantenga en el National Minimum Wage o por encima (GOV.UK). Salvo que tu contrato fije una tarifa para las horas extraordinarias, cambia F13 a =F9*F12.
  • En todos los demás sitios, comprueba las normas locales antes de fiarte de la fila 11. Los autónomos que facturan a clientes pueden saltarse las horas extraordinarias por completo: =F9*F12 es la partida.

Redondeo: lo que permite 29 CFR 785.48

No redondees en la hoja; la fórmula ya trabaja al minuto. Si tu empleador redondea los fichajes, la norma federal solo lo acepta cuando no perjudica a los trabajadores con el tiempo.

29 CFR 785.48 menciona los incrementos habituales, los 5 minutos, la décima de hora o el cuarto de hora más cercanos, y solo los acepta si no «dan lugar, con el tiempo, a que los empleados no reciban la compensación adecuada».

«El cuarto de hora más cercano» suena neutro. Imagina a alguien que ficha la entrada a las 8:53 y la salida a las 17:07 todos los días con 30 minutos de comida. Trabajó 7 horas y 44 minutos; redondeado a 9:00–17:00, se le pagan 7 horas y 30. Son 14 minutos al día, 70 a la semana, unas 58 horas en un año de 50 semanas: $1,167 a $20 la hora.

Un colega que ficha a las 8:52 y a las 17:08 gana 14 minutos al día con la misma regla. La regla es simétrica; el resultado depende de los hábitos, y 785.48 juzga el resultado.

Para poner a prueba tus propios fichajes, pon esto en H2:H8 y compara SUM(H2:H8) con F9 a lo largo de unos meses:

=IF(COUNT(C2:D2)<2,"",(ROUND(MOD(ROUND(D2*96,0)/96-ROUND(C2*96,0)/96,1)*1440,0)-E2)/60)

96 es el número de cuartos de hora que tiene un día; usa 240 para décimas y 288 para 5 minutos. En el día de 8:53/17:07 devuelve 7.50 frente a 7.73 sin redondear, lo que coincide con el cálculo a mano.

Cómo imprimirlo como registro horario imprimible

Imprime solo A1:G13, o A1:J13 si quieres tu nombre y el inicio de la semana laboral en la página. Excel imprime toda la hoja activa salvo que le digas lo contrario (Microsoft), así que define un área de impresión o imprime la selección y luego ajústalo a una página. Estas rutas de menú vienen de las páginas de ayuda de Microsoft y Google (comprobadas en octubre de 2026), no de una impresión de prueba:

  • Excel para Mac: selecciona el rango y luego File ▸ Print Area ▸ Set Print Area, o elige Selection en el cuadro Print (Microsoft). Después, pestaña Page Layout ▸ Page Setup ▸ en Scaling, Fit to 1 page wide by 1 tall, y File ▸ Print (Microsoft).
  • Excel para Windows: selecciona el rango y luego Page Layout ▸ Print Area ▸ Set Print Area (Microsoft). Después, Page Layout ▸ iniciador de Page Setup ▸ pestaña Page ▸ Fit to 1 page wide by 1 tall (Microsoft).
  • Google Sheets: File ▸ Print ▸ Selected cells, elige una orientación y un tamaño de papel y luego Next. En Safari o Firefox, Sheets descarga un PDF e imprimes desde tu visor de PDF (Google).

Para un registro horario imprimible en blanco, borra primero C2:E8. F2:F8 se imprimirá en blanco gracias a la guarda de COUNT, pero los totales de F9–F11 y F13 seguirán mostrando 0.00, así que bórralos en la copia que imprimas. Para rellenarlo a mano, divide los minutos entre 60: 15 minutos son 0.25, 20 son 0.33, 30 son 0.5, 40 son 0.67, 45 son 0.75, 50 son 0.83.

¿Basta una hoja de cálculo como registro horario para la ley?

A nivel federal, sí. Los empleadores pueden usar cualquier método de control horario, incluido que los trabajadores anoten sus propias horas (DOL Fact Sheet #21). Para un empleado no exento, el registro debe mostrar las horas trabajadas cada día laborable y cada semana laboral, cuándo empieza la semana laboral y la tarifa ordinaria en cualquier semana con horas extraordinarias (29 CFR 516.2). La firma no está en esa lista. Las tarjetas de fichaje con las horas diarias de entrada y salida se conservan al menos 2 años (29 CFR 516.6), los registros de nómina al menos 3 (29 CFR 516.5).

El punto débil: rellenarlo el viernes de memoria

La plantilla es la mitad fácil. Cualquier hoja de cálculo de control horario tiene el mismo punto débil: una semana reconstruida de memoria un viernes por la tarde es una estimación colocada en una columna etiquetada como «real».

¿Cómo de mala es la memoria? La investigación es menos concluyente de lo que esperarías. Robinson y colegas (2011) descubrieron que las estimaciones de la gente sobre su semana laboral superaban en un 5–10% las de sus diarios de tiempo, sobre todo entre quienes declaraban semanas largas; los que trabajaban menos de 30 horas estimaban por debajo. Los economistas del BLS Frazis y Stewart (2004) hallaron que las estimaciones de la encuesta eran «muy cercanas» a las horas de los diarios en las semanas que cubre la encuesta.

Ninguno de los dos estudios probó registros horarios, pero ambos toman como referencia los diarios de tiempo (en el ATUS, un recuerdo telefónico del día anterior). Como dice el equipo de Robinson: «Recordar detalles sobre el tiempo dedicado a una actividad implica cálculos complicados».

Así que rellena cada fila el día que trabajas, o a partir de algo anotado en el momento: un reloj de fichajes, tu calendario, un rastreador de tiempo.

En ese último tengo intereses. Yo creo Timex, un rastreador de tiempo automático para Mac que registra la app en primer plano, el título de su ventana y la URL de la pestaña activa en un único archivo SQLite en tu disco, sin cuenta y sin nube. Entra en un registro horario de dos formas.

El Daily summary CSV del encabezado de Today da horas por día, categoría, app y sitio para el rango en pantalla; suma las filas de un cliente por día y escribe el total en la columna F encima de la fórmula.

O exporta la base de datos (Settings la guarda como ZIP) y suéltala en la herramienta gratuita de registro horario en PDF: elige Last 7d o un rango personalizado, filtra por nombre de app o título de ventana, fija una tarifa por hora y obtienes un PDF imprimible con el total de horas, una tabla por días y un registro de sesiones limitado a 500 filas. Funciona en tu navegador y necesita un archivo de Timex; el botón de demo solo muestra el aspecto de la salida.

Para facturar a clientes, el flujo CSV para facturar las horas trabajadas y la guía para registrar horas facturables en un Mac van más allá.

Lo que Timex no puede hacer: registra tiempo de Mac, no tu turno. Tras 120 segundos sin entrada de teclado o ratón deja de contar, salvo que la app en primer plano esté reproduciendo audio o el micrófono esté activo, así que las llamadas siguen contando. No puede ver una llamada telefónica lejos del Mac, una sala de reuniones ni el papel; tras 5 minutos fuera, Today ofrece convertir el hueco en una entrada manual. Es solo para Mac (macOS 15 o posterior en Apple Silicon), sin paneles para equipos. Si tu empleador usa un reloj de fichajes, ese reloj es tu registro.

Los límites honestos de esta plantilla

Un turno por fila. Los turnos partidos necesitan una segunda fila para el mismo día; insértala dentro del bloque para que SUM(F2:F8) crezca con ella.

Solo turnos de menos de 24 horas. MOD no distingue un turno de 24 horas de uno de cero horas; los turnos más largos necesitan valores completos de fecha y hora en C y D.

No es una nómina. La celda de paga aplica la regla federal de las 40 horas a 1.5 veces la tarifa que escribas. Los impuestos, los ajustes de la tarifa ordinaria y las normas estatales son cosa del software de nóminas o de un gestor.

Verificado en un motor de fórmulas de Excel, no en directo en Google Sheets. Sheets usa las mismas funciones, pero comprueba tu primera semana con una calculadora. Son dos minutos.

Rellénalo a partir de un registro

Una plantilla de registro horario es una caja para números, y los números solo valen lo que vale el momento en que los anotas. Si tu trabajo ocurre en un Mac, el trial de 100 horas no necesita tarjeta y cubre unas dos semanas y media de 40 horas: rellena dos registros horarios semanales a partir de lo registrado y compáralos con lo que habrías escrito un viernes. Descarga Timex.

— DK