Timesheet template search कीजिए और पहला पेज download buttons की दीवार है। Math एक ऐसी file के अंदर बैठा है जिसे आप download किए बिना पढ़ नहीं सकते, और कोई नहीं बताता कि आधी रात के बाद ख़त्म होने वाली shift का वो क्या करता है।

एक आम version है end time में से start time घटाकर 24 से गुणा करना। 22:00–06:00 की shift पर यह −16 hours लौटाता है। ऊपर से एक breaks column जोड़ दीजिए जो हर coffee break घटाता हो, और sheet चुपचाप उसे कम pay करती है जो इसे भरता है।

इसलिए यह free timesheet template कोई file नहीं है। यह layout है और हर formula है, हर हिस्सा क्या करता है, और यह उन US federal rules (Fair Labor Standards Act) से कैसे मेल खाता है जिन्हें एक timesheet को पूरा करना होता है। US के बाहर overtime वाला section बताता है कि क्या बदलता है।

छोटा जवाब: weekly timesheet template को हर दिन के लिए एक row और पाँच columns चाहिए जो काम करते हैं: date, start, end, मिनटों में unpaid meal break, और hours। Hours वाले column में =IF(COUNT(C2:D2)<2,"",(ROUND(MOD(D2-C2,1)*1440,0)-E2)/60) डालिए और यह आधी रात के पार जाने वाली shifts संभालता है, break घटाता है, और decimal hours लौटाता है। हफ़्ते का total SUM से निकालिए, US (FLSA) rule के तहत 40 से ऊपर की हर चीज़ को MIN और MAX से overtime में बाँटिए, और हर row उसी दिन भरिए जिस दिन आप काम करते हैं।

Weekly timesheet template का layout

सात day rows, नीचे एक totals block, और row 1 के ऊपर कुछ नहीं, ताकि formulas बिलकुल वैसे ही काम करें जैसे लिखे गए हैं। ये numbers उस test week से हैं जिस पर formulas check किए गए थे:

Row A: Day B: Date C: Start D: End E: Unpaid meal break (min) F: Hours G: Notes
2 Mon 10/5 09:00 17:00 0 8.00
3 Tue 10/6 08:30 17:00 30 8.00
4 Wed 10/7 08:00 18:15 30 9.75
5 Thu 10/8 09:00 17:50 45 8.08
6 Fri 10/9 22:00 06:00 0 8.00 night shift
7 Sat 10/10
8 Sun 10/11
9 Total 41.83
10 Regular (40 max) 40.00
11 Overtime 1.83
12 Hourly rate 20.00
13 Gross pay 855.00

I1:J2 में, एक तरफ़, अपना नाम और वो दिन और घंटा लिखिए जिससे आपका workweek शुरू होता है। दूसरी line सजावट नहीं है: non-exempt employees के लिए federal record list में "वो समय और सप्ताह का वो दिन जिससे employee का workweek शुरू होता है" शामिल है (29 CFR 516.2)।

C2:D8 को time और F2:F13 को दो decimals वाली number format कीजिए। Times 22:00 या 10:00 PM की तरह टाइप कीजिए।

Formulas, cell दर cell: Excel और Google Sheets में काम किए घंटे कैसे calculate करें

हर दिन का काम एक ही formula करता है। इसे F2 में डालिए और F8 तक नीचे fill कीजिए:

=IF(COUNT(C2:D2)<2,"",(ROUND(MOD(D2-C2,1)*1440,0)-E2)/60)

अंदर से बाहर की ओर:

  • D2-C2 end में से start है। Spreadsheet एक time को दिन के fraction की तरह store करता है (Microsoft का TIME reference दोपहर = 0.5 use करता है), इसलिए 22:00 से 06:00 क़रीब −0.667 निकलता है।
  • MOD(…,1) आधी रात ठीक करता है। Excel का MOD divisor के जैसा sign वाला result लौटाता है (Microsoft, MOD function), इसलिए −0.667 लपेटकर दिन का 0.333 बन जाता है: 8 घंटे। उसी दिन वाली shifts बिना छेड़े निकल जाती हैं।
  • ROUND(…,0) के अंदर *1440 पूरे मिनटों में बदलता है, वही ×1440 जो Microsoft दो times के बीच के मिनटों के लिए use करता है। यह ROUND कोई pay policy नहीं है, क्योंकि आपके inputs वैसे भी पूरे मिनट हैं। यह उस floating-point बचाव को साफ़ करता है जिसकी चेतावनी Google के MOD documentation non-integers पर देता है, और ROUND वही fix है जो Google वहाँ सुझाता है।
  • -E2 unpaid meal break घटाता है।
  • /60 decimal hours देता है: 7 घंटे 45 मिनट का मतलब 7.75 है, 7.45 नहीं।
  • IF(COUNT(C2:D2)<2,"", …) cell को ख़ाली रखता है जब तक दोनों times न आ जाएँ। COUNT सिर्फ़ numeric values गिनता है, और times numbers हैं।

फिर weekly block:

F9   =SUM(F2:F8)              total hours
F10  =MIN(F9,40)              regular hours
F11  =MAX(F9-40,0)            overtime hours
F13  =F10*F12+F11*F12*1.5     gross pay; hourly rate goes in F12

यहाँ का हर function Excel और Google Sheets दोनों में same arguments के साथ मौजूद है, इसलिए वही text किसी में भी paste हो जाता है; बस इतना ही है पूरा Google Sheets timesheet template।

Test week को एक Excel formula engine (Python की formulas library) से चलाया गया और सीधी मिनट वाली गणित से check किया गया। हर row मेल खाई: 8.00, 8.00, 9.75, 8.08 और 8.00, कुल 41.83 घंटे, 1.83 घंटे overtime, $20 प्रति घंटे के हिसाब से $855.00। Clockify के spreadsheet guide वाला end-minus-start formula, =(F3-C3)*24, Friday की night shift के लिए −16 लौटाता है, और यही तरीक़ा है जिससे एक ख़ुद बनाई Excel time tracking sheet आधी रात पर ग़लत हो जाती है।

h:mm की जगह decimals क्यों? Pay होता है hours गुणा rate, और h:mm के totals में एक trap है: Excel 12:45 और 15:30 का जोड़ 4:15 दिखाता है जब तक total को [h]:mm format न किया हो (Microsoft)। Decimals कभी 24 पर लपेटते नहीं।

US rules के तहत कौन-से breaks घटाने हैं

सिर्फ़ असली meal breaks। Fair Labor Standards Act के तहत छोटे rest breaks paid समय हैं; column E उन meals के लिए है जिनमें आप पूरी तरह duty से बाहर थे।

  • छोटे breaks काम में गिने जाते हैं। 5 मिनट से क़रीब 20 मिनट तक के rest periods को "काम किए घंटों में गिनना ज़रूरी है" (29 CFR 785.18)।
  • Meal periods नहीं, अगर वो असली हों। एक bona fide meal period आमतौर पर 30 मिनट या उससे ज़्यादा होता है, जिसमें employee पूरी तरह duty से मुक्त हो। Regulation का ख़ुद का उदाहरण: जिस office worker को अपनी desk पर खाना पड़ता है वो खाते हुए भी काम कर रहा है (29 CFR 785.19)।
  • Federal law को lunch या coffee breaks ज़रूरी नहीं (DOL, Breaks and Meal Periods)। अपवाद: FLSA के तहत nursing employees को बच्चे के जन्म के एक साल तक breast milk pump करने के लिए वाजिब break time मिलना चाहिए, और वो समय unpaid तभी है जब employee पूरी तरह duty से मुक्त हो (DOL Fact Sheet #73)। अगर आपकी state दूसरे breaks ज़रूरी करती है, तो उसके rules ऊपर से लागू होते हैं।

तो 15 मिनट का coffee break घंटों में बना रहता है, और desk पर बैठकर phone उठाते हुए किया गया lunch भी।

FLSA overtime rules: 40 घंटे, एक बार में एक fixed workweek

FLSA के तहत overtime है एक workweek में 40 से आगे का हर घंटा, जिसका भुगतान regular rate के डेढ़ गुने से कम पर नहीं होता (29 CFR 778.101, 778.107)। Template weekly है क्योंकि rule weekly है।

Workweek fixed होता है। यह 168 घंटों का बार-बार आने वाला block है जो किसी भी दिन और किसी भी घंटे शुरू हो सकता है, और एक बार set होने के बाद टिका रहता है (29 CFR 778.105)।

हफ़्तों की averaging नहीं होती। एक हफ़्ते 30 घंटे काम करें और अगले 50, तो दूसरे हफ़्ते में 10 overtime घंटे जुड़ते हैं, भले ही average 40 हो (29 CFR 778.104)। एक biweekly sheet जो 80 घंटों की तुलना 80 से करती है, यहाँ ग़लत होती है।

Regular rate हमेशा आपकी base wage नहीं होती। इसमें employment की सारी pay शामिल है सिवाय ख़ास exclusions के, जिनमें discretionary bonuses भी हैं (DOL Fact Sheet #23, revised October 2019)। Non-discretionary bonuses या commissions के साथ F13 कम निकलता है। इसे paycheck नहीं, sanity check मानिए।

Federal frame के बाहर row 11 दोनों दिशाओं में ग़लत हो सकती है:

  • California daily overtime जोड़ता है: एक workday में 8 घंटों के बाद डेढ़ गुना, 12 के बाद दोगुना, साथ में सातवें दिन के rules (Cal. Labor Code §510)। वहाँ weekly cell कम गिनता है।
  • UK घंटों को average पर 48 प्रति हफ़्ता तक सीमित करता है, आमतौर पर 17 हफ़्तों में, जब तक आप opt out न करें (GOV.UK), और employers को overtime का भुगतान बिलकुल न भी करना पड़े जब तक average pay National Minimum Wage के बराबर या उससे ऊपर रहे (GOV.UK)। जब तक आपका contract overtime rate तय न करता हो, F13 को =F9*F12 कर दीजिए।
  • बाकी हर जगह, row 11 पर भरोसा करने से पहले local rules check कीजिए। Clients को bill करने वाले freelancers overtime पूरी तरह छोड़ सकते हैं: =F9*F12 ही line item है।

Rounding: 29 CFR 785.48 क्या allow करता है

Sheet में round मत कीजिए; formula वैसे ही मिनट तक काम करता है। अगर आपका employer punches round करता है, तो federal rule इसे तभी मानता है जब इससे समय के साथ लोगों का नुक़सान न होता हो।

29 CFR 785.48 आम increments बताता है — नज़दीकी 5 मिनट, घंटे का दसवाँ हिस्सा या चौथाई घंटा — और इन्हें तभी मानता है जब इनका नतीजा यह न हो कि "समय के साथ employees को ठीक से compensate न किया जा सके।"

"नज़दीकी चौथाई घंटा" neutral लगता है। किसी ऐसे व्यक्ति को लीजिए जो हर दिन 8:53 पर badge in और 17:07 पर badge out करता है, 30 मिनट के lunch के साथ। उसने 7 घंटे 44 मिनट काम किया; 9:00–17:00 round करने पर उसे 7 घंटे 30 मिनट का भुगतान मिलता है। यानी रोज़ 14 मिनट, हफ़्ते में 70, 50 हफ़्तों के साल में क़रीब 58 घंटे: $20 प्रति घंटे के हिसाब से $1,167।

वहीं एक colleague जो 8:52 और 17:08 punch करता है, उसी rule के तहत रोज़ 14 मिनट कमाता है। Rule symmetric है; नतीजा आदतों पर निर्भर करता है, और 785.48 नतीजे को परखता है।

अपने punches ख़ुद test करने के लिए, इसे H2:H8 में डालिए और कुछ महीनों तक SUM(H2:H8) की तुलना F9 से कीजिए:

=IF(COUNT(C2:D2)<2,"",(ROUND(MOD(ROUND(D2*96,0)/96-ROUND(C2*96,0)/96,1)*1440,0)-E2)/60)

96 एक दिन में चौथाई घंटों की संख्या है; दसवें हिस्सों के लिए 240 और 5 मिनटों के लिए 288 use कीजिए। 8:53/17:07 वाले दिन पर यह 7.50 लौटाता है, बिना round किए 7.73 के मुक़ाबले, यानी हाथ की गणना से मेल खाता है।

इसे printable timesheet की तरह print कैसे करें

सिर्फ़ A1:G13 print कीजिए, या A1:J13 अगर आप पेज पर अपना नाम और workweek start चाहते हैं। Excel पूरा active sheet print करता है जब तक आप उसे न बताएँ (Microsoft), इसलिए print area set कीजिए या selection print कीजिए, फिर उसे एक पेज पर scale कीजिए। ये menu paths Microsoft और Google के help pages से हैं (October 2026 में checked), किसी test print से नहीं:

  • Excel for Mac: range select कीजिए, फिर File ▸ Print Area ▸ Set Print Area, या Print box में Selection चुनिए (Microsoft)। फिर Page Layout tab ▸ Page Setup ▸ Scaling के नीचे, Fit to 1 page wide by 1 tall, और File ▸ Print (Microsoft)।
  • Excel for Windows: range select कीजिए, फिर Page Layout ▸ Print Area ▸ Set Print Area (Microsoft)। फिर Page Layout ▸ Page Setup launcher ▸ Page tab ▸ Fit to 1 page wide by 1 tall (Microsoft)।
  • Google Sheets: File ▸ Print ▸ Selected cells, orientation और paper size चुनिए, फिर Next। Safari या Firefox में Sheets एक PDF download करता है और आप अपने PDF viewer से print करते हैं (Google)।

ख़ाली printable timesheet के लिए पहले C2:E8 clear कीजिए। F2:F8 फिर COUNT guard की वजह से ख़ाली print होते हैं, पर F9–F11 और F13 के totals अब भी 0.00 दिखाते हैं, इसलिए print की जाने वाली copy पर उन्हें clear कर दीजिए। हाथ से भरते समय मिनटों को 60 से बाँटिए: 15 मिनट का मतलब 0.25, 20 का 0.33, 30 का 0.5, 40 का 0.67, 45 का 0.75, 50 का 0.83।

क्या spreadsheet timesheet क़ानून के लिए काफ़ी है?

Federal स्तर पर, हाँ। Employers कोई भी timekeeping method use कर सकते हैं, जिसमें workers का अपने times ख़ुद लिखना भी शामिल है (DOL Fact Sheet #21)। Non-exempt employee के लिए record में हर workday और हर workweek के काम किए घंटे, workweek कब शुरू होता है, और किसी भी overtime हफ़्ते की regular rate दिखनी चाहिए (29 CFR 516.2)। Signature उस list में नहीं है। रोज़ के start और stop times वाले time cards कम से कम 2 साल रखे जाते हैं (29 CFR 516.6), payroll records कम से कम 3 (29 CFR 516.5)।

कमज़ोर कड़ी: Friday को याददाश्त से भरना

Template आसान हिस्सा है। हर time tracking spreadsheet की कमज़ोर कड़ी एक ही है: Friday दोपहर को याददाश्त से जोड़ा गया हफ़्ता एक estimate है जो "actual" लिखे column में बैठा है।

याददाश्त कितनी ख़राब है? Research उतनी साफ़ नहीं जितनी आप सोचेंगे। Robinson और सहयोगियों (2011) ने पाया कि लोगों के अपने working week के अनुमान उनके time diaries से 5–10% ऊपर रहते थे, ज़्यादातर उन लोगों में जो लंबे हफ़्ते बताते थे; 30 घंटों से कम काम करने वाले कम अंदाज़ा लगाते थे। BLS economists Frazis और Stewart (2004) ने पाया कि जिन हफ़्तों को survey cover करता है उनके लिए survey के अनुमान diary के घंटों के "बहुत क़रीब" थे।

किसी भी study ने timesheets test नहीं किए, पर दोनों time diaries से benchmark करती हैं (ATUS में, पिछले दिन की telephone recall)। जैसा Robinson की team कहती है, "किसी activity में बिताए समय की details याद करने में जटिल गणनाएँ शामिल होती हैं।"

इसलिए हर row उसी दिन भरिए जिस दिन काम किया, या उस समय लिखी गई किसी चीज़ से: punch clock, आपका calendar, एक time tracker।

आख़िरी वाली चीज़ में ही मेरा दाँव है। मैं Timex बनाता हूँ, एक automatic Mac time tracker जो frontmost app, उसका window title और active tab का URL आपकी डिस्क पर एक ही SQLite file में record करता है, बिना account और बिना cloud। यह timesheet में दो तरीक़ों से पहुँचता है।

Today header का Daily summary CSV screen पर दिख रही range के लिए हर दिन, category, app और site के घंटे देता है; किसी client की rows का हर दिन का जोड़ निकालिए और total को formula के ऊपर column F में टाइप कर दीजिए।

या database export कीजिए (Settings उसे ZIP की तरह save करता है) और free timesheet PDF tool पर डाल दीजिए: Last 7d या custom range चुनिए, app name या window title से filter कीजिए, hourly rate set कीजिए, और आपको एक printable PDF मिलता है जिसमें total hours, दिन-दर-दिन table और 500 rows तक सीमित session log होता है। यह आपके browser में चलता है और इसे एक Timex file चाहिए; demo बटन सिर्फ़ यह दिखाता है कि output कैसा दिखता है।

Client billing के लिए, काम किए घंटों को invoice करने का CSV workflow और Mac पर billable hours track करने की guide और आगे जाती है।

Timex क्या नहीं कर सकता: यह Mac का समय record करता है, आपकी shift नहीं। Keyboard या mouse input के बिना 120 सेकंड बाद यह गिनना बंद कर देता है, जब तक frontmost app audio न बजा रहा हो या mic live न हो, इसलिए calls गिनती में बनी रहती हैं। यह Mac से दूर की phone call, meeting room या काग़ज़ नहीं देख सकता; 5 मिनट दूर रहने पर Today उस gap को manual entry में बदलने का offer करता है। यह सिर्फ़ Mac के लिए है (Apple Silicon पर macOS 15 या बाद का), team dashboards के बिना। अगर आपका employer time clock चलाता है, तो वही clock आपका record है।

इस template की ईमानदार सीमाएँ

हर row में एक shift। Split shifts के लिए उसी दिन की दूसरी row चाहिए; उसे block के अंदर insert कीजिए ताकि SUM(F2:F8) उसके साथ बढ़े।

सिर्फ़ 24 घंटों से कम की shifts। MOD एक 24 घंटे की shift और शून्य घंटे वाली में फ़र्क़ नहीं बता सकता; लंबी shifts के लिए C और D में पूरे date-and-time values चाहिए।

यह payroll नहीं है। Pay वाला cell आपके टाइप किए rate के 1.5 गुने पर federal 40-hour rule लगाता है। Taxes, regular-rate adjustments और state rules payroll software या accountant का काम हैं।

एक Excel formula engine में verified, Google Sheets में live नहीं। Sheets वही functions use करता है, पर अपने पहले हफ़्ते को calculator से check कर लीजिए। दो मिनट लगते हैं।

इसे record से भरिए

Timesheet template बस numbers का डिब्बा है, और numbers उतने ही अच्छे हैं जितना वो पल जब आपने उन्हें लिखा। अगर आपका काम Mac पर होता है, तो 100 घंटे की trial को card नहीं चाहिए और वह क़रीब ढाई 40-घंटे वाले हफ़्तों को cover करती है: record से दो weekly timesheets भरिए और उनकी तुलना उससे कीजिए जो आप Friday को लिखते। Timex download करें।

— DK