पार्किंसन का नियम यह अवलोकन है कि काम उतना फैल जाता है जितना समय उसके लिए उपलब्ध हो। इसका उपयोगी जवाब बेरहम समय-सीमा नहीं है। वह है रुकने का नियम: शुरू करने से पहले तय किया गया समीक्षा बिंदु, जहाँ आपको निर्णय लेना पड़े कि काम पूरा हुआ या नहीं, जबकि उसका दायरा और गुणवत्ता अपनी तय जगह पर बने रहें।
मशहूर कथन, “काम उपलब्ध समय को भरने के लिए फैल जाता है”, Cyril Northcote Parkinson के 1955 में The Economist में छपे निबंध से आया था। बाद में BBC Radio 4 के एक कार्यक्रम में इस नियम पर चर्चा हुई। Parkinson नौकरशाही का वर्णन कर रहे थे, और उनका अंदाज़ हास्यपूर्ण था। इसे ऐसे कामों को समझने का व्यावहारिक संकेत मानें जिनका अंत तय नहीं है। यह सिद्ध नियम नहीं है कि छोटी समय-सीमा हमेशा बेहतर नतीजे देती है। यहाँ तंत्रिका विज्ञान का दावा या घंटों की बचत का वादा नहीं है। दावा छोटा है: रुकने का नियम अपने काम को देखने का एक क्षण देता है, जिसे अपने दोहराए जाने वाले कामों पर आज़माया जा सकता है।
सिर्फ समय-सीमा बदलना सही उपाय क्यों नहीं है?
क्योंकि बिना आधार की समय-सीमा तनाव की जगह भर बदलती है। अगर आप खुद से कहें कि स्थिति का नोट दो घंटे में भेज देंगे, जबकि ठीक से करने में चार लगेंगे (यह उदाहरण है, मापा गया समय नहीं), तो काम तेज़ नहीं होता। वही काम चिंता के साथ मिलता है, या अधूरा मसौदा जिसे आप मन ही मन अधूरा जानते हैं। इस लेख की समस्या उलटी है: कम जोखिम वाला काम जो कभी खत्म नहीं होता क्योंकि रुकने का संकेत ही नहीं है। काल्पनिक तौर पर, 10 मिनट का स्थिति अपडेट 40 मिनट में खिंच जाता है; अतिरिक्त आधा घंटा ऐसे वाक्यों पर जाता है जिनका पाठक तक तय नहीं।
इसलिए हर समय-सीमा आधी न करें। मिलते-जुलते कामों में पहले लगे अपने समय से समीक्षा बिंदु चुनें: सबसे अच्छे दिन से नहीं, माध्यिका यानी बीच वाली अवधि से। गुणवत्ता की सूची न बदलें। प्रयोग यह है कि समीक्षा बिंदु काम खत्म करने का तरीका बदलता है या नहीं, यह नहीं कि आप काम को कितना निचोड़ सकते हैं।
पार्किंसन के नियम को आज़माने की वर्कशीट
एक दोहराया जा सकने वाला, कम जोखिम वाला काम चुनें। काल्पनिक उदाहरण भी ठीक है: प्रोजेक्ट की स्थिति का वह आंतरिक नोट जो आप अधिकतर सप्ताह भेजते हैं।
- पाठक और ज़रूरी तथ्य तय करें। कौन पढ़ेगा और उसे क्या निर्णय लेना या करना है? स्थिति के नोट में: क्या जारी हुआ, क्या अटका है, आगे क्या है। तीन तथ्य, सिर्फ एक सामान्य आभास नहीं।
- समय गिनने से पहले बताएँ कि पूरा होने का मतलब क्या है। ठोस सूची बनाएँ: हर ज़रूरी तथ्य मौजूद, लिंक जाँचे हुए, कोई अस्थायी खाली पाठ नहीं। यही गुणवत्ता की सूची है, जो पूरे परीक्षण में नहीं बदलेगी।
- अपने पिछले रिकॉर्ड से समीक्षा बिंदु तय करें। अगर इन नोटों में आम तौर पर लगभग 30 मिनट का वास्तविक काम लगता है, तो समीक्षा 30 मिनट पर रखें। 15 पर नहीं। आप रुकने का परीक्षण कर रहे हैं, खुद को सज़ा नहीं दे रहे।
- समीक्षा बिंदु पर दर्ज करें: क्या पूरा हुआ, क्या बाकी है, और कुल बीते समय के साथ वास्तविक काम का समय। कुल बीता समय शुरू करने के बाद घड़ी पर गुज़रा समय है; वास्तविक काम का समय इसी कार्य पर लगा समय है। इसलिए किसी निर्भरता की सक्रिय जाँच इसमें गिनेगी, जबकि जवाब का इंतज़ार और असंबंधित काम की ओर भटकना सिर्फ कुल बीते समय में आएँगे। दोनों बराबर होना ज़रूरी नहीं। फिर भेजने के बाद हुई समीक्षा या दोबारा किए गए काम को दर्ज करें।
- कई बार के मिलते-जुलते कामों की तुलना करें। समीक्षा बिंदु वाले पाँच स्थिति नोटों की तुलना वैसे ही नोट लिखने की अपनी सामान्य आदत से करें। यह व्यक्तिगत तुलना और उपयोगी विचार है, नियंत्रित अध्ययन नहीं। समीक्षा बिंदु पर ज़रूरी बातें अधूरी हों, तो वह काम पूरा करें और अभी समीक्षा करें; अगली बार समीक्षा बिंदु आगे रखें।
बार-बार इस्तेमाल करने की जाँच सूची
हर समीक्षा बिंदु पर इसी क्रम में देखें:
- पूर्णता: क्या हर ज़रूरी तथ्य मौजूद है? कुछ बाकी है, तो उसका स्पष्ट नाम लिखें।
- गुणवत्ता: क्या तय सूची की शर्तें पूरी हैं: लिंक, संख्याएँ और कोई अस्थायी पाठ नहीं?
- समीक्षा: क्या मैं इसी पैराग्राफ को चौथी बार पढ़ने जा रहा हूँ? यह चमकाना है, आगे बढ़ना नहीं। कुल बीते समय और वास्तविक काम के समय का अंतर लिखें और रुकें, लेकिन पूर्णता और गुणवत्ता की शर्तें पास होने के बाद ही। कोई भी असफल हो, तो अधूरा न भेजें: वह काम करें और सूची फिर जाँचें।
दो चीज़ों का समीक्षा बिंदु कभी तंग न करें: सुरक्षा, कानूनी या सूचना-सुरक्षा की समीक्षा; और किसी बाहरी निर्भरता का इंतज़ार। रुकने का नियम अपना मसौदा बनाने पर लागू होता है, अनुमोदन या API माइग्रेशन में उचित रूप से लगने वाले समय पर नहीं।
अतिरिक्त सुधार कब उपयोगी है?
निर्णय का एक नियम है: सुधार तभी जारी रखें जब पहले बता सकें कि किसे लाभ होगा और वह क्या अलग करेगा। ग्राहक के लिए रिपोर्ट है और पाठक निर्णय लेता है, तो कार्यकारी सारांश सुधारें; उससे उसका निर्णय बदलता है। ऐसे आंतरिक नोट में, जिस पर कोई कार्रवाई नहीं करता, चौथी बार फ़ॉन्ट बदलना किसी की मदद नहीं करता। यह उत्पादकता के रूप में छिपा दायरे का फैलाव है। स्थिति के नोट में बिना माँगा खंड जोड़ना दायरा बढ़ाना है; उपयोगी सुधार उस वाक्य को स्पष्ट करना है जिसे पाठक अन्यथा गलत समझेगा।
समय की दूसरी समस्याओं से इसका क्या संबंध है?
पार्किंसन का नियम रुकने के बारे में है, इसलिए इसे दो पास की समस्याओं से आसानी से मिला दिया जाता है। योजना संबंधी भ्रम पूर्वानुमान के बारे में है: काम शुरू होने से पहले अवधि का अनुमान सुधारना। समीक्षा बिंदु अलग है: काम के दौरान निर्णय लेने का क्षण। और टाइम ब्लॉकिंग तय करती है कि काम कब होगा; रुकने का नियम तय करता है कि वह कब खत्म होगा। समस्या अनुमान में है, तो अनुमान सुधारें। काम बस खत्म ही नहीं होता, तो रुकने के नियम पर काम करें।
पूरा तरीका एक छोटे कार्ड पर आ सकता है: ज़रूरी तथ्य, पूर्णता की परिभाषा, अपनी माध्यिका से चुना समीक्षा बिंदु, फिर क्या पूरा हुआ, क्या नहीं, वास्तविक काम बनाम कुल बीता समय और भेजने के बाद का दोबारा काम। इसे एक कम जोखिम वाले काम पर पाँच बार आज़माएँ। आपको पता चलेगा कि आप असल में काम कैसे समाप्त करते हैं। अगर नोट बताते हैं कि समीक्षा बिंदु से सिर्फ हड़बड़ी हुई, तो वह भी वास्तविक निष्कर्ष है: समीक्षा बिंदु आगे करें या प्रयोग छोड़ दें। कोई नियम, भले ही वह प्रसिद्ध और मज़ाकिया हो, आपके अपने नोटों को गलत नहीं ठहरा सकता।