День выставления счёта раньше был часом археологии. Память, листание Slack, сверка с календарём — восстановление недели, которую вы прожили, но не можете разложить по пунктам. Потом вы всё округляете вниз, потому что вы честны, и теряете разницу.

С неделей автоматического учёта за плечами это десять минут. Вот как именно выставлять счёт за работу с почасовой оплатой, с таймингами, чтобы вы могли спросить с меня.

Коротко: превращаете отслеженное время в счёт за три шага: (1) один раз настроить категории и правила, чтобы работа сортировалась сама, (2) в день счёта экспортировать CSV с ежедневной сводкой — день × категория × приложение × сайт; (3) вставить строки клиента в шаблон счёта и выставить его. Первый прогон занимает 20 минут; каждая следующая неделя — около 10.

Шаг 0 — Разовая настройка (20 минут, один раз)

Всё дальнейшее будет быстрым благодаря этому шагу. Сделайте один раз, тихим вечером — и сортировка работает сама вечно.

Создайте категории. Timex поставляется со стартовым набором — Development, Productivity, Communication, Browsing, Entertainment, System — но для биллинга нужны клиентские: «Клиент A — Development», «Клиент B — Research». Категории бесплатны; заведите по одной на каждую оплачиваемую вещь (Settings ▸ Categories, затем кнопка +).

Напишите правила. Вот эта часть окупает приложение. В Settings ▸ Categories назначьте домен категории — и он станет правилом по сайту; правый клик по заголовку окна в Today добавит правило по ключевому слову. Для биллинга важны такие:

  • clientportal.com → Клиент B — Research
  • github.com/yourclient → Клиент A — Development
  • figma.com → Клиент A — Development
  • docs.google.com → Internal — Admin (не оплачивается, но учитывайте всё равно)

Оставьте категорию «Manual» для того, чего Mac не видит — звонки, встречи, выезды. Она понадобится в Шаге 1.

Это вся настройка. Дальше ваша неделя сортируется сама, пока вы работаете.

Шаг 1 — Запишите невидимые часы (2 минуты в день, или 5 в пятницу)

Трекер видит ваш Mac. Он не видит звонок, который вы приняли, расхаживая по кухне, или встречу в настоящей переговорке. Два способа:

В моменте (лучше всего): после 5 минут вне клавиатуры Timex показывает подсказку про дыру отсутствия — «Away 25 min · 10:05–10:30 → Add time…» Клик, выбираете категорию клиента, готово. Десять секунд — и у часа есть имя.

В пятницу (достаточно): откройте таймлайн дня, найдите дыры, нажмите кнопку + в заголовке Today («Add time entry») — категория, окно, готово. Пять минут на всю неделю звонков.

Так или иначе, журнал теперь покрывает весь ваш рабочий день — время за Mac и время отсутствия, а не только часы перед экраном.

Шаг 2 — Экспортируйте неделю (2 минуты)

Теперь часть, которая раньше занимала час.

В представлении Today выберите диапазон — Today, Yesterday, Last 7, Last 30, This week, This month или произвольный период из календаря. Затем нажмите меню Export в заголовке Today и выберите Daily summary (CSV). На диск падает таблица день × категория × приложение × сайт — каждый день недели, каждая затронутая категория, с часами по приложениям и сайтам.

Это версия вашей недели в форме счёта. Без таймстемпов, которые надо интерпретировать, без сырого лога — просто «вторник, Клиент A — Development, 5.4 часа, из них 3.1 в VS Code и 1.9 на github.com».

(Есть и детальный CSV, если клиенту нужны подтверждения — каждый заголовок окна с таймстемпом. Большинству не нужны. Кое-кому нужны, и приятно иметь.)

Шаг 3 — Вставьте и выставите счёт (5 минут)

Откройте CSV в Numbers или Excel. Отфильтруйте по категории клиента. Теперь у вас по каждому дню: категория, приложение, сайт, часы.

Вставьте в шаблон счёта, примените ставку — и выставляйте. Если вы билите по проекту, а не по часам, те же отфильтрованные строки — ваше доказательство объёма работ. Пригодится в тот день, когда клиент спросит, почему «маленькая правка» заняла неделю.

Десять минут от начала до конца, и ничего из этого — не по памяти. В этом разница между трекером-дневником и трекером-биллингом: форма CSV-экспорта. Дневник читают; биллинг вставляют.

Честные оговорки

Первый счёт занимает больше десяти минут. Рассчитывайте на 20–30 минут в первый раз — обнаружите категории, которые надо создать, и правила, которые стоило написать. Каждую следующую неделю налог настройки уже уплачен.

Округление по-прежнему на вас. CSV даёт 5.4 часа; выставите 5.5 или 5 — это между вами и вашим соглашением. Работа данных — точность, а не политика.

Это покрывает работу в форме Mac. Звонки и встречи требуют ручных записей из Шага 1. И Timex не может разделить одну вкладку браузера между двумя клиентами — если вы чередуете двух клиентов в одном окне, пишите правила на уровне домена и примите, что учёт будет приблизительным, либо внесите ручную запись для разбивки.

Накопительный эффект, который никто не закладывает в цену

В первый месяц этот процесс экономит, возможно, час. Ладно. Настоящие деньги в другом:

  • Доказательство расползания объёма. «Быстрые правки» на проекте с фиксированной ценой превращаются в часы с таймстемпами. Эти данные меняют разговор о пересмотре условий.
  • Недобиллинг, который вы перестаёте делать. Первая отслеженная неделя, скорее всего, покажет разрыв между тем, что вы помнили, и тем, что показал журнал, — часто это 5–10 часов. Этот разрыв, выставленный по счёту, окупает приложение в первый месяц.
  • Повышение, которое можно обосновать. Год записей — сильнейшее доказательство для повышения ставки, которым может обладать фрилансер.

Трекер без экспорта — зеркало. Трекер с правильной формой экспорта — биллинговая система. Скачайте Timex — триал на 100 часов — это примерно две с половиной недели работы, ровно один биллинговый цикл. Прогоните один, экспортируйте CSV — и посмотрите, что ваша память съедала всё это время.

— DK