El día de facturar solía ser una hora de arqueología. Memoria, scrollback de Slack, referencias cruzadas del calendario — reconstruir una semana que viviste pero no puedes detallar. Después redondeas todo hacia abajo, porque eres honesto, y te comes la diferencia.

Con una semana de seguimiento automático detrás de ti, son diez minutos. Aquí tienes exactamente cómo facturar por horas, con los tiempos, para que puedas exigirme cumplimiento.

Respuesta corta: convierte tiempo rastreado en factura en tres pasos: (1) configura categorías y reglas una vez para que tu trabajo se ordene solo, (2) el día de facturar, exporta un CSV de resumen diario para la semana — día × categoría × app × sitio; (3) pega las filas del cliente en tu plantilla de factura y cobra. La primera corrida toma 20 minutos; cada semana después, unos 10.

Paso 0 — La configuración única (20 minutos, una vez)

Todo lo que sigue es rápido gracias a esto. Hazlo una vez, una tarde tranquila, y el ordenado corre solo para siempre.

Crea tus categorías. Timex trae un set inicial — Development, Productivity, Communication, Browsing, Entertainment, System — pero para facturar quieres categorías con forma de cliente: «Cliente A — Development», «Cliente B — Research». Las categorías son gratis; haz una por cosa facturable (Settings ▸ Categories, luego el botón +).

Escribe tus reglas. Esta es la parte que paga la app. En Settings ▸ Categories, asigna un dominio a una categoría y se vuelve una regla de sitio web; clic derecho en un título de ventana en Today para agregar una regla por palabra clave. Las que importan para facturar se ven así:

  • clientportal.com → Cliente B — Research
  • github.com/yourclient → Cliente A — Development
  • figma.com → Cliente A — Development
  • docs.google.com → Internal — Admin (no facturable, pero rastrea igual)

Conserva una categoría «Manual» para lo que el Mac no puede ver — llamadas, reuniones, visitas. La usarás en el Paso 1.

Esa es toda la configuración. De aquí en adelante, tu semana se ordena sola mientras trabajas.

Paso 1 — Registra las horas invisibles (2 minutos al día, o 5 el viernes)

El rastreador ve tu Mac. No puede ver la llamada que tomaste caminando por la cocina, ni la reunión en una sala de verdad. Dos formas de manejarlo:

En el momento (mejor): tras 5 minutos fuera del teclado, Timex muestra un prompt de huecos de ausencia — «Away 25 min · 10:05–10:30 → Add time…» Haz clic, elige la categoría del cliente, listo. Diez segundos, y la hora tiene nombre.

El viernes (suficiente): abre la línea de tiempo del día, localiza los huecos, usa el botón + en el encabezado de Today («Add time entry») — elige la categoría, escribe la ventana, listo. Cinco minutos para una semana entera de llamadas.

De un modo u otro, el registro ahora cubre tu jornada completa — tiempo de Mac y tiempo ausente — no solo las horas frente a una pantalla.

Paso 2 — Exporta la semana (2 minutos)

Ahora la parte que solía ser una hora.

En la vista Today, elige tu rango de fechas — Today, Yesterday, Last 7, Last 30, This week, This month, o un rango personalizado inicio–fin desde el calendario. Luego haz clic en el menú Export en el encabezado de Today y elige Daily summary (CSV). Lo que llega a tu disco es una tabla de día × categoría × app × sitio — cada día de la semana, cada categoría que tocó, con horas por app y por sitio web.

Esta es la versión con forma de factura de tu semana. Sin timestamps que interpretar, sin log crudo que parsear — solo «Martes, Cliente A — Development, 5.4 horas, de las cuales 3.1 en VS Code y 1.9 en github.com».

(También hay una exportación CSV detallada si un cliente quiere recibos — cada título de ventana, con timestamp. La mayoría no. Algunos sí, y es lindo tenerla.)

Paso 3 — Pega y cobra (5 minutos)

Abre el CSV en Numbers o Excel. Filtra por la categoría del cliente. Ahora tienes, por día: categoría, app, sitio, horas.

Pega en tu plantilla de factura, aplica tu tarifa, y cobra. Si facturas por proyecto en vez de por horas, las mismas filas filtradas son tu evidencia de alcance — útil el día que el cliente pregunta por qué el «cambio chico» tomó una semana.

Diez minutos de punta a punta, y nada de eso es memoria. Esa es la diferencia entre un rastreador que es un diario y uno que es un sistema de facturación: la forma del CSV exportado. Un diario se lee; un sistema de facturación se pega.

Las advertencias honestas

La primera factura toma más de diez minutos. Espera 20–30 minutos la primera vez — descubrirás categorías que necesitas crear y reglas que debiste haber escrito. Cada semana después, el impuesto de configuración ya está pagado.

El redondeo sigue siendo tu decisión. El CSV te da 5.4 horas; si facturas 5.5 o 5 es cosa entre tú y tu carta de engagement. El trabajo de los datos es la exactitud, no la política.

Esto cubre tu trabajo con forma de Mac. Llamadas y reuniones necesitan las entradas manuales del Paso 1. Y Timex no puede dividir una pestaña del navegador entre dos clientes — si intercalas dos clientes en una ventana, escribe las reglas a nivel de dominio y acepta la aproximación, o registra una entrada manual para el split.

El efecto compuesto que nadie mete en el precio

El primer mes, este flujo te ahorra quizá una hora. Bien. La plata real está en otra parte:

  • La prueba del scope creep. Los «arreglos rápidos» en un proyecto de precio fijo aparecen como horas con timestamps. Ese dato cambia conversaciones de renegociación.
  • El sub-facturado que dejas de hacer. Tu primera semana rastreada probablemente revele un hueco entre lo que recordabas y lo que muestra el registro — a menudo de 5–10 horas. Ese hueco, facturado, paga la app el primer mes.
  • El aumento que puedes argumentar. Un año de registros es la evidencia más fuerte de aumento de tarifa que un operador solo puede poseer.

Un rastreador sin exportación es un espejo. Un rastreador con la forma de exportación correcta es un sistema de facturación. Descarga Timex — el trial de 100 horas es unas dos semanas y media de trabajo, exactamente un ciclo de facturación. Pásalo por uno, exporta el CSV, y mira lo que tu memoria venía comiéndose.

— DK