คุณปิดแล็ปท็อป ทำอาหารเย็น แล้วนึกถึงข้อความที่ตั้งใจจะส่ง จากนั้นก็ข้อเสนอที่ยังไม่เสร็จ จากนั้นก็เรื่องที่สัญญาว่าจะตรวจพรุ่งนี้
พิธีปิดงานคือกิจวัตรเล็ก ๆ ตอนจบวันทำงานที่มอบจุดหมายให้เรื่องค้างเหล่านั้น มันไม่ได้ทำให้ความคิดเรื่องงานทุกความคิดหายไป แต่มันทำให้ขั้นต่อไปชัดเจนพอที่คุณไม่ต้องคอยทบทวนมันในหัวซ้ำ ๆ
คำตอบสั้น ๆ: ใช้ 12 นาทีบันทึกงานที่ยังไม่เสร็จ กำหนดขั้นต่อไปและเวลาให้แต่ละรายการ ตรวจปฏิทินของพรุ่งนี้ และเขียนสิ่งที่คุณทำเสร็จแล้ว จากนั้นปิดเครื่องมือทำงานของคุณและใช้สัญญาณทางกายภาพเดิมทุกวัน ถ้าความคิดเรื่องงานวนกลับมาตอนกลางคืน ให้เขียนขั้นต่อไปและเวลาที่จะทำ อย่าเปิดวันทำงานทั้งวันขึ้นมาใหม่
พิธีปิดงาน: เช็กลิสต์ควรมีอะไรบ้าง?
พิธีปิดงานที่ใช้ได้จริงต้องมีสถานที่ที่วางใจได้สำหรับงานค้าง แผนที่เป็นรูปธรรมสำหรับงานสำคัญ และจุดจบที่ชัดเจน เวอร์ชันของ Cal Newport ทบทวนรายการงาน ปฏิทิน และแผนรายสัปดาห์ของเขาก่อนจะกล่าววลีปิดงานของเขา ขั้นตอนด้านล่างปรับลำดับนั้นให้เป็นการปิดวันทำงาน 12 นาที (Newport (2009))
| เวลา | ทำสิ่งนี้ | เขียนอะไร |
|---|---|---|
| 0–3 นาที | เก็บงานที่กระจัดกระจายจากโน้ต ข้อความ และความจำไว้ในรายการเดียว | ทุกรายการที่ยังไม่เสร็จ ด้วยภาษาง่าย ๆ อย่าเพิ่งจัดหมวด |
| 3–7 นาที | สำหรับแต่ละรายการที่ยังสำคัญ กำหนดขั้นต่อไปและเวลาที่จะทำ | "ส่งใบประเมินที่แก้ไขแล้ว — พรุ่งนี้ 10:00"; "ขอตัวเลขจาก Lee — เช็คอินครั้งหน้า" |
| 7–9 นาที | ตรวจปฏิทินและกำหนดส่งของพรุ่งนี้ เพิ่มสิ่งที่ขาดลงรายการ | นัดหมายหรือกำหนดส่งแรกที่เปลี่ยนแผนของคุณ |
| 9–10 นาที | บันทึกสิ่งที่คุณทำเสร็จและจุดที่คุณหยุดในงานที่ทำต่อ | "ร่างส่วน 1–3 แล้ว; ต่อไป: ตรวจสอบยอดรวมสองรายการ" |
| 10–12 นาที | ปิดแท็บงานและเลือกสัญญาณจบที่ทำซ้ำได้ | กล่าววลี "กำหนดการปิดงานเสร็จสมบูรณ์" ของ Newport ปิดแล็ปท็อป หรือเก็บสมุดของคุณ |
แผนต้องมีตัวกระตุ้นและการกระทำจริง ไม่ใช่ "ทำสิ่งนี้เร็ว ๆ" ในการทดลองของ Masicampo และ Baumeister แผนสำหรับเป้าหมายที่ยังไม่เสร็จลดการรบกวนต่องานอื่น ในการทดลองหนึ่ง นักศึกษาปริญญาตรี 73 คนถูกแบ่งเป็นกลุ่ม: บางกลุ่มบรรยายงานสำคัญที่ยังไม่เสร็จ และบางคนที่อยู่ในกลุ่มนั้นยังวางแผนว่าจะทำอย่างไร เมื่อไร และที่ไหน สิ่งนี้สนับสนุนการวางแผนขั้นต่อไปที่เจาะจง ไม่ใช่คำสัญญาว่าการวางแผนจะลบความคิดเรื่องงานทุกความคิด (Masicampo and Baumeister (2011))
เก็บรายการไว้ในที่ที่คุณจะเปิดอีกครั้งจริง ๆ พรุ่งนี้: สมุดกระดาษ ปฏิทิน หรือตัวจัดการงาน ถ้าคุณติดตามวันของคุณด้วย Timex ไทม์ไลน์ Today จะแสดงว่าชั่วโมงหายไปไหน ซึ่งทำให้บรรทัด "สิ่งที่ทำเสร็จ" เขียนได้เร็วขึ้น สรุปสิ้นวันเป็นการแจ้งเตือน macOS ที่มีให้เลือกใช้ และปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น ผมทำ Timex แต่สมุดก็ใช้ได้ผลดีพอ ๆ กันสำหรับพิธีนี้
คุณจะหยุดคิดเรื่องงานอย่างไรเมื่อความคิดวนกลับมา?
ถ้าคุณหยุดคิดเรื่องงานไม่ได้ อย่าโต้เถียงกับความคิดหรือพยายามบังคับให้มันหายไป ตรวจว่ามันระบุงานใหม่หรือไม่ ถ้าใช่ ให้บันทึกขั้นต่อไปหนึ่งขั้นและเวลาที่คุณจะจัดการ แล้วกลับไปทำสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่
ใช้กฎเล็ก ๆ นี้:
- อยู่ในรายการพรุ่งนี้แล้ว? เตือนตัวเองว่ามันอยู่ที่ไหนและกำหนดไว้เมื่อไร อย่าเปิดอินบ็อกซ์อีกครั้งเพื่อยืนยัน
- ไม่อยู่ในรายการ? เขียนหนึ่งบรรทัด: "พรุ่งนี้เมื่อเริ่มงาน จะ ___" เพิ่มเวลาถ้ามันขึ้นกับเวลา
- ต้องจัดการคืนนี้? ถ้ามีกำหนดส่งจริงหรือมีคนรออยู่ ให้ตัดสินใจเลือกการกระทำที่จำเป็นที่เล็กที่สุด พิธีเปลี่ยนข้อกำหนดของงานคุณไม่ได้
Newport บรรยายการตอบสนองต่อความกังวลที่วนกลับมาด้วยการระลึกว่าเขาได้ทบทวนงานและปฏิทินของเขาแล้ว แทนที่จะทำงานกับความกังวลนั้นในใจ (Newport (2009)) ให้มองว่านั่นเป็นวิธีปฏิบัติ ไม่ใช่การรักษาทางคลินิก บททบทวนงานวิจัยเชื่อมโยงการแยกตัวทางจิตใจจากงานระหว่างเวลาไม่ทำงานกับสุขภาวะที่รายงานด้วยตนเองที่ดีขึ้น แต่ความสัมพันธ์โดยเฉลี่ยกับตัวชี้วัดความเครียดทางสรีรวิทยาไม่มีนัยสำคัญ (Wendsche and Lohmann-Haislah (2017))
ถ้าความคิดมาถึงตอนเข้านอน ให้บันทึกสั้นและมุ่งไปที่อนาคต ในการศึกษาในห้องปฏิบัติการนอนหลับกับผู้ใหญ่สุขภาพดี 57 คน อายุ 18–30 ปี ผู้ที่ใช้เวลาห้านาทีเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำหลับเร็วกว่าผู้ที่เขียนเกี่ยวกับกิจกรรมที่ทำเสร็จแล้ว นั่นคือการศึกษาเล็ก ๆ หนึ่งชิ้นที่เปรียบเทียบโจทย์การเขียนสองแบบ มันไม่ได้แสดงว่าพิธีปิดงานรักษาอาการนอนไม่หลับหรือใช้ได้ผลกับทุกคน (Scullin et al. (2018))
ถ้าความคิดที่หลงเหลือเป็นเรื่องการสลับระหว่างงาน ไม่ใช่การลืมงาน รายการอาจแก้ปัญหาทั้งหมดไม่ได้: attention residue ของ Leroy (2009) เป็นอีกประเด็นหนึ่งต่างหาก ซึ่งเราเขียนไว้ในคู่มือเรื่อง การสลับบริบท
ถ้าทำงานจากบ้านและไม่ต้องเดินทางล่ะ?
ทำให้สัญญาณจบเป็นทางกายภาพ: ปิดแล็ปท็อป ใส่ในกระเป๋าหรือลิ้นชัก และออกจากพื้นที่ทำงานไปเดินสั้น ๆ หรือทำกิจกรรมอื่น นี่คือคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดที่พิสูจน์แล้ว การทดสอบที่มีประโยชน์คือสัญญาณนั้นจบวันทำงานของคุณอย่างชัดเจนและทำซ้ำได้ง่ายหรือไม่
ถ้าคุณใช้ห้องร่วมกันระหว่างงานและบ้าน ให้ใช้การรีเซ็ตเร็ว ๆ: ปิดแอปงาน เคลียร์พื้นผิวทำงาน และสลับวัตถุหรือไฟหนึ่งอย่างกลับสู่การใช้แบบไม่ใช่งาน อย่าสร้างพิธีที่คุณจะข้ามในวันยุ่ง ๆ เริ่มด้วยการกระทำทางกายภาพสองอย่างที่คุณทำซ้ำได้ แล้วเก็บอันที่ช่วยให้คุณทิ้งงานไว้ที่งาน
กิจวัตรตอนจบวันจะแก้การทำงานหนักเกินไปหรือการนอนไม่ดีได้ไหม?
ไม่ได้ พิธีปิดงานมอบขั้นต่อไปให้งานที่ยังไม่เสร็จ มันลดปริมาณงานที่ไม่สมเหตุสมผล ป้องกันข้อเรียกร้องนอกเวลา หรือรับประกันการนอนไม่ได้ บททบทวนของ Sonnentag และ Fritz บรรยายการแยกตัวว่าเป็นการงดเว้นจากกิจกรรมและความคิดเรื่องงานระหว่างเวลาไม่ทำงาน และระบุว่าตัวก่อความเครียดในงาน เช่น ปริมาณงาน ทำนายการแยกตัวที่ต่ำลง (Sonnentag and Fritz (2015)) ถ้าวันของคุณมักไม่มีจุดหยุด ให้เริ่มจากการระบุว่างานส่วนไหนที่ทำไม่ทัน แล้วหารือเรื่องลำดับความสำคัญหรือการแบ่งงานกันรับ
ลองใช้เช็กลิสต์ 12 นาทีเป็นเวลาห้าวันทำงาน ถ้าคุณพลาดขั้นเดิมซ้ำ ๆ ให้ตัดมันออก เก็บส่วนที่ช่วยให้พรุ่งนี้เริ่มอย่างชัดเจน และใช้ การทบทวนรายสัปดาห์ สำหรับการวางแผนที่ใหญ่กว่าซึ่งไม่เหมาะกับการปิดรายวัน ถ้างานมักกลืนเย็นของคุณไปเรื่อย ๆ ให้อ่าน หน้าตาของการทำงานหนักเกินไป และพิจารณาว่าอะไรต้องเปลี่ยนนอกเหนือจากกิจวัตรของคุณ
ผมทำ Timex แอปติดตามเวลาบน Mac ถ้าคุณอยากได้บันทึกว่าวันหายไปไหน ลอง Timex; ช่วงทดลองฟรีรวมกิจกรรมที่ติดตาม 100 ชั่วโมง
— DK